Approbations

Un étape d’approbation met un workflow en pause jusqu’à ce que les personnes que vous choisissez aient décidé. Le workflow continue ensuite sur le chemin qui correspond à la décision. Une étape de décision examine les données et choisit un chemin — par exemple, elle envoie les grandes commandes à une approbation et approuve automatiquement les petites.

Ce qu’une étape d’approbation fait

1. Elle détermine qui doit approuver, à partir de la politique que vous avez écrite.
2. Elle leur demande par e-mail et liste la demande dans leur boîte de réception des Approbations.
3. Elle attend que suffisamment d’entre eux aient décidé, ou que le temps soit écoulé.
4. Elle enregistre le résultat, puis le workflow continue sur le chemin correspondant.

Une exécution mise en pause montre qui a répondu jusqu’à présent, par exemple 1/2 approuvé.

Qui peut approuver

Vous nommez les approbateurs dans la politique de l’étape. Chaque entrée est l’une de celles-ci :

Entrée	Signifie
user:<id>	Une personne dans votre workspace
role:<name>	Tout le monde dans votre workspace ayant ce rôle
team:<slug>	Tout le monde dans cette équipe qui est également dans votre workspace
agent:<name>	Un agent AI qui examine la demande et vote

Seules les personnes dans le workspace qui exécute le workflow peuvent approuver. Si quelqu’un quitte le workspace pendant qu’une demande est en attente, son vote n’est plus accepté.

Combien doivent être d’accord

Réglage	Ce qu’il fait
quorum	Combien d’approbations sont nécessaires. Un nombre, ou all.
stages	Demander aux groupes les uns après les autres, par exemple un manager en premier, puis le service juridique.
veto	Des personnes dont un seul refus arrête la demande immédiatement.
min_humans	Combien des approbations doivent venir de personnes. Un agent peut alors voter, mais ne peut pas décider seul.

L’étape cesse d’attendre dès que le résultat est certain. Elle n’attend pas le dernier vote si suffisamment de personnes ont déjà approuvé ou si l’approbation n’est plus possible.

Limites de temps, rappels et escalade

Réglage	Ce qu’il fait
timeout	Combien de temps attendre pour chaque étape, par exemple 2d. La valeur par défaut est sept jours.
on_timeout	Ce qui se passe quand le temps est écoulé : timed_out (la valeur par défaut), rejected ou approved.
remind_after	Envoyer un rappel à quiconque n’a pas répondu.
escalation	Après un temps défini, demander également à plus de personnes.

Les temps sont écrits comme un nombre avec s, m, h ou d, par exemple 36h.

Un exemple complet :

{
  "stages": [
    { "approvers": "role:manager" },
    { "approvers": "team:legal", "quorum": "all" }
  ],
  "veto": ["role:general-counsel"],
  "remind_after": "1d",
  "timeout": "3d",
  "escalation": { "after": "2d", "approvers": "role:director" }
}

Répondre

Ouvrez Approbations pour voir ce qui vous attend dans le workspace actuel. Pour chaque demande, vous pouvez :

Choix	Signification
Approuver	Oui, tel quel.
Rejeter	Non. Ajoutez un commentaire pour expliquer pourquoi.
S’abstenir	Vous n’avez pas d’opinion. Cela ne compte pas comme une approbation.
Modifier avant d’approuver	Changez le contenu, puis approuvez. Le workflow continue avec vos modifications. Lorsque l’étape déclare quels champs peuvent changer, vous obtenez un formulaire avec uniquement ces champs ; sinon, vous modifiez le contenu directement.

Après avoir répondu, vous voyez normalement Votre vote est enregistré. Si la demande se fermait au même moment, vous pourriez voir Votre vote a été envoyé et est en cours de traitement à la place ; l’exécution prend le vote un moment plus tard, et l’enregistrement de la demande montre le résultat.

L’e-mail mène directement à la demande. Si votre workspace utilise l’intégration Slack, vous pouvez également envoyer un message au bot : approve 1a2b3c4d, ou reject 1a2b3c4d trop cher. Le code se trouve dans l’e-mail. Si le bot répond que plusieurs demandes correspondent au code, répondez plutôt depuis Approbations.

Choisir la prochaine étape

Chaque connexion qui sort d’une étape d’approbation peut nommer les résultats pour lesquels elle s’exécute : approved, approved_with_changes, rejected, timed_out ou unresolvable.

Une connexion sans résultat nommé ne s’exécute que lorsque la demande est approuvée. Ainsi, “approuver, puis envoyer” est sûr par défaut. Pour faire quelque chose en cas de rejet, ajoutez une connexion étiquetée rejected. Les étapes auxquelles aucune connexion n’atteint sont ignorées.

unresolvable signifie que personne n’a pu être sollicité — par exemple, le rôle que vous avez nommé n’a pas de membres. L’étape s’arrête immédiatement plutôt que d’attendre que personne ne soit là.

Étapes de décision

Une étape de décision contient une petite table de règles. Chaque règle vérifie des valeurs provenant de l’entrée du workflow ou d’étapes antérieures, et définit des sorties. La première règle qui correspond l’emporte.

Montant	Route	Approbateurs	Quorum
> 10000	review	team:finance	2
(tout)	auto

Les connexions qui sortent d’une étape de décision peuvent nommer une route. Une étape d’approbation peut tirer sa politique de la décision, de sorte que la table décide à la fois s’il faut demander et à qui demander. Une table avec une erreur s’arrête avec une erreur claire, dans votre langue. Elle ne prend jamais silencieusement le chemin par défaut : une règle qui ne peut pas être lue, une valeur qui ne peut pas être comparée, ou un réglage que la table ne prend pas en charge arrêtent tous le déroulement et indiquent quelle règle et quelle colonne. Chaque règle doit également s’évaluer en quelques secondes, donc une règle qui boucle sur une liste très grande arrête également le déroulement.

Approuver des actions à l’intérieur d’une étape d’agent

Certains outils, comme l’envoi d’un e-mail, peuvent être configurés pour nécessiter une approbation avant de s’exécuter. Lorsque qu’un agent souhaite en utiliser un, l’exécution se met en pause et demande l’approbation de cette action, avec les détails exacts affichés. Approuver avec des modifications exécute l’action avec vos modifications. La rejeter indique à l’agent non, avec votre commentaire.

Enregistrements

Chaque demande d’approbation est conservée dans un enregistrement permanent. L’enregistrement montre qui a été demandé, qui a répondu et comment, les commentaires et les changements, et le résultat. Personne ne peut modifier l’enregistrement. Si l’abonnement de votre workspace a expiré, les demandes cessent d’envoyer des e-mails et les votes ne sont pas acceptés tant qu’il n’y a pas à nouveau un plan actif. Un vote Slack est également refusé tant que le workspace dépasse son budget d’utilisation, et la réponse du bot indique lequel des deux c’était.